Processo 1: Routine, gestione dei campioni e dei referti (preanalitica, esecuzione analisi, refertazione e stampa referti)
Tutte le richieste di prestazione e i campioni che pervengono al Laboratorio di Microbiologia nel quadro del processo diagnostico in routine, vengono identificati e gestiti per mezzo di tecnologie informatiche quali etichette bar-code e lettori ottici al fine di minimizzare le fonti di errori umani. I dati anagrafici e quelli relativi alle analisi fluiscono nei piani di lavoro e infine nei referti grazie al sistema informatico DNLAB Noemalife, riducendo al minimo le trascrizioni manuali dei risultati. L'attività routinaria della UO di Microbiologia si esplica su due grandi filoni diagnostici, le analisi per anticorpi o antigeni virali, batteri e protozoi su sangue e le ricerche microscopiche e colturali di parassiti, batteri, miceti e virus su altri materiali. Inoltre molto importante è stato negli ultimi anni il forte sviluppo delle indagini in biologia molecolare per la ricerca degli acidi nucleici di virus e batteri che vede la nostra UO sviluppare e applicare in routine queste metodiche innovative.
Fase preanalitica:
Nel processo analitico routinario, per via del grande numero di campioni da gestire e soprattutto per la complessità degli interventi e del numero di persone coinvolte, riveste una grande importanza il momento dello smistamento iniziale dei materiali clinici. La nostra UO ha messo in campo una gestione informatizzata che utilizza preparatori robotizzati per la maggioranza dei campioni, in ogni caso tutti i campioni subiscono un controllo in entrata (Check-in) che viene memorizzato dal sistema informatico e che smista i campioni alle stazioni analitiche relative.
Fase analitica:
La UO di Microbiologia sceglie e utilizza i metodi e sistemi diagnostici ritenuti più affidabili e specifici per la soddisfazione della domanda diagnostica assistenziale grazie alle esperienze professionali e scientifiche maturate nel Policlinico S.Orsola Malpighi, coadiuvate dall'applicazione del Sistema di Gestione Qualità secondo le specifiche ISO 9000.
I campioni vengono processati nelle varie linee analitiche per gli esami richiesti a seconda della programmazione periodica delle analisi, per pervenire al risultato nel modo più rapido, compatibilmente con le risorse disponibili.
Tutta la strumentazione è controllata, collaudata e mantenuta in condizioni di piena efficienza. La correttezza dell'esecuzione delle analisi microbiologiche e la misura dell'efficienza della strumentazione viene effettuata tramite l'utilizzo di adeguati programmi di gestione dei Controlli di Qualità sia Interni che Esterni.
Refertazione e stampa dei referti:
Per ottenere la massima accuratezza il sistema informatico di laboratorio prevede per la fase produzione dei referti diversi passaggi: introduzione nel sistema dei risultati analitici (refertazione), conferma del Personale Tecnico (validazione tecnica), controllo e conferma del Personale Dirigente (validazione clinica). Tutti gli utenti accedono al programma tramite password personali.
Processo 2: Validazione Unità Ematiche Trasfuse: gestione del campione e del referto in urgenza ( esecuzione analisi, refertazione e stampa referti)
L'Unità Operativa di Microbiologia esegue per il Centro di Medicina Trasfusionale dell'Azienda Ospedaliero - Universitaria una serie di test sierologici (Ag/Ab HIV, HBsAg, Anticorpi anti HCV, screening del Treponema Pallidum) e di biologia molecolare (HBV, HCV, HIV NAT e WNV NAT: solo nel periodo luglio - novembre) in urgenza, per la validazione delle singole unità trasfuse come da protocollo nazionale e/o regionale. Il processo è coadiuvato dall'applicazione del Sistema di Gestione Qualità secondo le specifiche ISO 9000. I risultati vengono inviati al cliente in giornata.
Esecuzione analisi:
I test richiesti per la validazione delle UET seguono due linee diverse, 1) i test sierologici vengono eseguiti sul sistema usato in routine 2) per i test NAT i campioni vengono caricati su strumenti completamente automatizzati: raggruppati in pool o gestiti singolarmente e processati per l'estrazione e successiva amplificazione, denaturazione e rivelazione degli acidi nucleici.
Refertazione e stampa dei referti:
I referti vengono validati tecnicamente e clinicamente dagli addetti che accedono al programma tramite password.
Processo 3: Pronta disponibilità per indagini microbiologiche sui Donatori d'organo:
Presso l'U.O. di Microbiologia è attiva la pronta disponibilità notturna e festiva per l'esecuzione delle indagini di esami microbiologici provenienti dal Centro Regionale Riferimento Trapianti (CRRT) su campioni ematici di soggetto potenziale donatore d'organo unicamente per le indagini sierologiche e virologiche richieste dal protocollo nazionale (Linee Guida Nazionali "Idoneità Donatore e Protocolli per Trapianti Elettivi"). Questo protocollo, inoltre, prevede l'esecuzione dei test NAT per HBV, HCV, HIV sui Donatori d'organo "a rischio" e sui Donatori di tessuto. Tale attività è svolta da un Dirigente e da due Tecnici di laboratorio tutti i giorni feriali dalle ore 19.30 sino alle 7.30 del giorno successivo, la domenica e i festivi dalle ore 07.30 alle ore 7.30 del giorno successivo. La chiamata al personale reperibile viene fatta unicamente da parte del Medico di Servizio al momento, presso il CRRT.
L'accesso a tale attività E' LIMITATO esclusivamente a richieste provenienti dal Centro di Coordinamento Trapianti Regionale.
Dal 16.01.2006 sono state implementate all'interno della Pronta Disponibilità anche le indagini microbiologiche su liquor cefalorachidiano. La chiamata per le indagini batteriologiche su liquor sarà eseguita dalla Portineria Centrale per i seguenti reparti: Malattie Infettive, Pronto Soccorso Pediatrico, Medicina di Urgenza e Pronto Soccorso Generale, Neonatologia, Rianimazione Pediatrica, Pediatrie Masi e Cicognani.
Percorso 4: Gestione esami in urgenza: Liquor cefalo rachidiano e tutti i materiali sterili (provenienti da manovre diagnostiche e terapeutiche invasive e per aspirazione da cavità sterile) (fino alle 19.30 da lunedì a sabato)
Il settore Batteriologia è aperto dalle ore 14.30 alle 19.30 dei giorni dal lunedì al venerdì ed il sabato dalle 12.30 alle 19.30 per ricevere unicamente materiali patologici urgenti.
L'invio di materiale URGENTE negli orari sopra riportati deve essere preceduto da una chiamata al personale dirigente di turno attraverso il cicalino aziendale (77417) poiché l'accesso al laboratorio può avvenire solo con questa modalità. Il Personale Dirigente della UO Microbiologia, provvederà poi a richiamare il Reparto richiedente per verificare il livello di urgenza della richiesta e le modalità e i tempi di invio del materiale.
I materiali patologici che saranno accettati secondo le modalità sopra indicate sono esclusivamente:
- Liquor cefalo rachidiano
- Tutti i materiali provenienti da manovre diagnostiche e terapeutiche invasive e per aspirazione da cavità sterile.
