La copia cartacea della cartella clinica o in formato elettronico (ovvero in formato file PDF scaricabile online) può essere richiesta utilizzando il modulo specifico, ritirabile presso l’Ufficio Cartelle Cliniche (ubicato al Padiglione 25) o presso gli sportelli polifunzionali più vicini al Reparto di degenza, oppure utilizzando la modalità di richiesta tramite e-mail, come descritto nella sezione “come fare la richiesta”.
Possono presentare richiesta di copia di cartella clinica i seguenti soggetti muniti di un valido documento di identità:
- titolare della documentazione, se maggiorenne
- persona delegata dal paziente allegando copia del documento di identità del soggetto delegante. In alternativa, viene accettata la delega redatta su carta libera, purché corredata da tutti gli elementi necessari così come definiti dal DPR del 28 dicembre 2000, n. 445
- esercente la responsabilità genitoriale su minore, tutore, curatore, amministratore di sostegno di persona non in possesso della capacità di agire, erede legittimo o erede testamentario, legale rappresentante, munito di idoneo mandato o procura.
La copia cartacea o elettronica della cartella clinica, effettuata secondo le modalità descritte di seguito, potrà essere ritirata solo dopo la dimissione del paziente. Pertanto, per le prenotazioni effettuate in corso di degenza, il termine di evasione della prenotazione decorre dalla data di dimissione.
Qualora la prenotazione effettuata riguardi cartelle cliniche di degenza antecedenti all’anno 2000, si informa che tale documentazione rientra tra quella conservata nell’Archivio dell’Azienda danneggiato dall’evento sismico del 20/05/2012. Pur essendo terminate le operazioni di consolidamento delle strutture dell’Archivio, sono tutt’ora in essere le attività connesse al ricollocamento e riordino di parte della documentazione non danneggiata dal sisma. Pertanto, con riferimento a tale tipologia documentale il recupero non è assicurato. Nel caso di mancato recupero l’importo versato in sede di prenotazione sarà rimborsato tramite bonifico bancario e riscontro scritto. Per tale motivo si dovrà essere contattati dall’Ufficio Cartelle Cliniche ed è pertanto necessario che in sede di prenotazione sia indicato un contatto telefonico.
Come fare la richiesta
- Di persona:
- Presso lo sportello polifunzionale del Policlinico più vicino al reparto di degenza;
- Presso l’Ufficio Cartelle Cliniche Pad. 25 (orario 8.30 – 13.30);
- In qualsiasi Punto CUP di Bologna ed Area Metropolitana (esclusi i punti CUP presso le Farmacie).
- Tramite E-mail:
Compilando online la seguente webform si potrà procedere alla composizione guidata del modulo di richiesta che, all’esito della compilazione, verrà in automatico trasmesso dal sistema all’indirizzo e-mail del richiedente. Ad avvenuta ricezione il modulo andrà stampato, firmato autograficamente e trasmesso, in allegato al corpo della e-mail, unitamente a copia dei documenti di identità necessari, all’Ufficio Cartelle Cliniche al seguente indirizzo: richiedilatuacartellaclinica@pec.aosp.bo.it - Per posta:
È possibile richiedere il rilascio di copia della cartella clinica inviando una formale richiesta scritta al seguente indirizzo: Ufficio Cartelle Cliniche - Area S. Orsola - Pad. 25 – Viale Ercolani, 4 - 40138 Bologna.
Nella richiesta è necessario precisare:- Dati anagrafici del paziente;
- Periodo di ricovero e reparto di degenza;
- Fotocopia documento di riconoscimento del richiedente e del paziente (qualora quest’ultimo sia soggetto diverso dal richiedente);
- Delega o dichiarazione sostitutiva di certificazione, come sopra descritto (qualora il richiedente sia soggetto diverso dal paziente);
- Indirizzo presso cui recapitare la copia;
- Il numero di telefono del richiedente ;
- Indirizzo e-mail a cui l’Ufficio Cartelle Cliniche provvederà a trasmettere la distinta di pagamento ed il riepilogo della prenotazione. In assenza di tali dati la richiesta non potrà essere presa in carico.
Come si può verificare lo stato di evasione della richiesta
E’ possibile verificare lo stato di evasione della richiesta contattando il numero 051 4206213 (attivo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7) seguendo le indicazioni della voce guidata.
Per assistenza e informazioni circa la prenotazione della cartella clinica in formato elettronico effettuata, il richiedente può scrivere a info@prontocartella.bo.it
Tempi di rilascio
Il termine ordinario fissato per il rilascio di copia della cartella clinica è di 30 giorni dalla presentazione della richiesta, salva diversa anticipata disponibilità della stessa che verrà segnalata contestualmente all’effettuazione della prenotazione.
Si specifica che per prenotazioni effettuate in corso di ricovero il termine di 30 giorni decorre dalla data di dimissione del paziente.
Per assistenza e informazioni circa la prenotazione effettuata il richiedente può scrivere a info@prontocartella.bo.it
Come scaricare via web la cartella clinica
Il richiedente riceverà sul numero di cellulare rilasciato in sede di prenotazione un codice PIN. Quindi dovrà collegarsi a https://prontocartella.bo.it inserendo i due codici di accesso riportati nel modulo riepilogativo della richiesta effettuata, rilasciatogli in sede di prenotazione (ovvero il codice personale e il codice di prenotazione). Sarà quindi richiesto dal sistema l’inserimento del codice PIN ricevuto sul cellulare che consentirà di scaricare la documentazione in formato pdf. La cartella rimarrà visibile e scaricabile per 30 giorni dalla data di ricezione del codice PIN sul cellulare.
Come pagare
Il pagamento dei costi di riproduzione (€15,00 per ogni copia cartacea di cartella clinica, oppure €5,00 per ogni copia via web + € 6.71 di spese postali nell’ipotesi in cui sia richiesta la spedizione) può avvenire attraverso diverse modalità, a seconda che la richiesta sia stata effettuata:
- di PERSONA presso l’Ufficio Cartelle Cliniche (Padiglione 25) o Sportelli Polifunzionali o Punto CUP: pagamento contestuale
- tramite E-MAIL o per POSTA: ad avvenuta ricezione della richiesta, l’Ufficio Cartelle Cliniche provvederà a trasmettere al richiedente, tramite e-mail, le istruzioni per procedere con il pagamento (possibile attraverso uno dei seguenti canali: pagamento online o riscuotitore automatico o sportello polifunzionale), la distinta di pagamento ed il modulo riepilogativo della prenotazione.
