Il referto ambulatoriale e la scheda individuale di Pronto Soccorso in originale vengono sempre rilasciati gratuitamente, in sede di visita, o trasmessa al Fascicolo Sanitario Elettronico (F.S.E.), qualora sia stato attivato.
E’ possibile chiedere il rilascio di copia della documentazione ambulatoriale o di Pronto Soccorso (ad esempio per avvenuto smarrimento o per motivi personali ecc.) entro 10 anni dall’erogazione della prestazione. Decorso tale termine, non sussiste più in capo all’Azienda alcun obbligo di conservazione e rilascio della predetta documentazione.
Chi può fare la richiesta
La copia cartacea della documentazione ambulatoriale o della documentazione di Pronto Soccorso può essere richiesta da:
- titolare della documentazione, se maggiorenne
- persona delegata dal paziente, munita di delega (contenuta nei moduli specifici di richiesta) corredata di copia del documento di identità del soggetto delegante. In alternativa, viene accettata la delega redatta su carta libera, purché corredata da tutti gli elementi necessari così come definiti dal DPR del 28 dicembre 2000, n. 445
- esercente la responsabilità genitoriale su minore, tutore, curatore, amministratore di sostegno di persona non in possesso della capacità di agire, erede legittimo o erede testamentario, legale rappresentante, munito di idoneo mandato o procura.
Come fare la richiesta
- Di persona:
- Presso lo sportello polifunzionale del Policlinico più vicino al reparto di degenza
- Presso l’Ufficio Cartelle Cliniche Pad. 25 (orario 8.30 – 13.30)
- In qualsiasi Punto CUP di Bologna ed Area Metropolitana (esclusi i punti CUP presso le Farmacie)
- Tramite E-mail:
Compilando online la seguente webform si potrà procedere alla composizione guidata del modulo di richiesta che, all’esito della compilazione, verrà in automatico trasmesso dal sistema all’indirizzo e-mail del richiedente. Ad avvenuta ricezione il modulo andrà stampato, firmato autograficamente e trasmesso, in allegato al corpo della e-mail, unitamente a copia dei documenti di identità necessari, all’Ufficio Cartelle Cliniche al seguente indirizzo: richiedilatuacartellaclinica@pec.aosp.bo.it - Per posta:
È possibile richiedere il rilascio di copia della cartella clinica inviando una formale richiesta scritta al seguente indirizzo: Ufficio Cartelle Cliniche - Area S. Orsola - Pad. 25 – Viale Ercolani, 4 - 40138 Bologna.
Nella richiesta è necessario precisare:- Dati anagrafici del paziente;
- Estremi degli accessi ambulatoriali effettuati e U.O. erogante (es. accessi ambulatoriali effettuati dal 1/1/2014 al 1/8/2014 presso gli ambulatori dell’U.O. di Dermatologia) e/o episodio di Pronto Soccorso;
- Fotocopia documento di riconoscimento del richiedente e del paziente (qualora quest’ultimo sia soggetto diverso dal richiedente);
- Delega o dichiarazione sostitutiva di certificazione, come sopra descritto (qualora il richiedente sia soggetto diverso dal paziente);
- Indirizzo presso cui recapitare la copia;
- Il numero di telefono del richiedente ;
- Indirizzo e-mail a cui l’Ufficio Cartelle Cliniche provvederà a trasmettere la distinta di pagamento ed il riepilogo della prenotazione. In assenza di tali dati la richiesta non potrà essere presa in carico.
Come pagare
Il pagamento dei costi di riproduzione (€2,58 per copia cartacea scheda individuale di Pronto Soccorso oppure €15,00 per copia cartacea di documentazione ambulatoriale + €6.71 di eventuali spese postali nell’ipotesi in cui sia richiesta la spedizione) può avvenire attraverso diverse modalità, a seconda che la richiesta sia stata effettuata:
- di PERSONA presso l’Ufficio Cartelle Cliniche (Padiglione 25) o Sportelli Polifunzionali o Punto CUP: pagamento contestuale
- tramite E-MAIL o per POSTA: ad avvenuta ricezione della richiesta, l’Ufficio Cartelle Cliniche provvederà a trasmettere al richiedente, tramite e-mail, le istruzioni per procedere con il pagamento (possibile attraverso uno dei seguenti canali: pagamento online o riscuotitore automatico o sportello polifunzionale), la distinta di pagamento ed il modulo riepilogativo della prenotazione.
Tempi di rilascio
Il termine ordinario fissato per il rilascio di copia della documentazione ambulatoriale o di Pronto Soccorso è di 30 giorni dalla presentazione della richiesta, salva diversa anticipata disponibilità della stessa che verrà segnalata contestualmente all’effettuazione della prenotazione.
È possibile verificare lo stato di evasione della richiesta contattando il numero 051 4206213 (attivo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7) seguendo le indicazioni della voce guidata.
Ritiro della documentazione sanitaria
La copia cartacea della documentazione richiesta potrà essere ritirata esclusivamente presso l’Ufficio Cartelle Cliniche del Padiglione 25 oppure sarà inviata per posta all’indirizzo comunicato dal richiedente al momento della prenotazione.
Qualora la prenotazione effettuata riguardi DOCUMENTAZIONE AMBULATORIALE o DOCUMENTAZIONE di PRONTO SOCCORSO conservata nell’Archivio dell’Azienda danneggiato dall’evento sismico del 20/05/2012, preme sottolineare che, pur essendo terminate le operazioni di consolidamento delle strutture dell’Archivio, sono tutt’ora in essere le attività connesse al ricollocamento e riordino di parte della documentazione non danneggiata dal sisma.
Occorre porre attenzione sui seguenti aspetti:
- il termine minimo di evasione della prenotazione effettuata è di 30 giorni a decorrere dalla data di presentazione della stessa. È comunque consigliabile, prima di recarsi allo sportello per il ritiro, verificare lo stato di evasione della richiesta contattando il numero 051 4206213 (attivo 24 ore su 24 e 7 giorni su 7) seguendo le indicazioni della voce guidata.
- trattandosi di documentazione coinvolta nel sisma, il recupero non è assicurato, essendo la riallocazione di parte della documentazione ancora in essere;
- nel caso di mancato recupero l’importo versato in sede di prenotazione sarà rimborsato tramite bonifico bancario e riscontro scritto. È necessario che in sede di prenotazione si indichi un contatto telefonico per poter essere contattati dall'Ufficio Cartelle Cliniche.
Richiesta copia di singolo referto ambulatoriale
Per ottenere copia di un singolo referto ambulatoriale la richiesta deve essere presentata alla U.O. che ha effettuato la prestazione, compilando il modulo specifico (R03/PA36) ritirabile presso l’Ufficio Cartelle Cliniche (ubicato al Padiglione 25) o presso lo Sportello Polifunzionale più vicino al Reparto di degenza o disponibile all'indirizzo https://www.aosp.bo.it/sites/default/files/r03%20pa36.pdf.
Il rilascio della copia richiesta del singolo referto ambulatoriale o di referto di prestazione eseguita in corso di ricovero, potrà avvenire presso l’Unità Operativa, oppure via e-mail, ove possibile sulla base del formato del materiale richiesto, o via posta (a proprie spese).
COME PAGARE
Il pagamento dei costi di riproduzione (€2,58 per copia cartacea di singolo referto ambulatoriale + €6.71 di eventuali spese postali nell’ipotesi in cui sia richiesta la spedizione) può avvenire attraverso diverse modalità, a seconda che la richiesta sia stata effettuata:
- di PERSONA presso l’Ufficio Cartelle Cliniche (Padiglione 25) o Sportelli Polifunzionali o Punto CUP: pagamento contestuale
- tramite E-MAIL o per POSTA: ad avvenuta ricezione della richiesta, l’Ufficio Cartelle Cliniche provvederà a trasmettere al richiedente, tramite e-mail, le istruzioni per procedere con il pagamento (possibile attraverso uno dei seguenti canali: pagamento online o riscuotitore automatico o sportello polifunzionale), la distinta di pagamento ed il modulo riepilogativo della prenotazione.
